Het kabinet vindt het belangrijk dat e-mails, sms’jes en WhatsApp-berichten van ministers, staatssecretarissen en topambtenaren beter worden bewaard. Om dat te realiseren komt er een digitale werkomgeving waar alle berichten direct worden opgeslagen. Daarnaast worden er op korte termijn diverse maatregelen uitgevoerd om informatieverlies tegen te gaan.
Dat schrijft minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Hanke Bruins Slot in een brief aan de Tweede Kamer.
Rutte verwijderde jarenlang berichten van zijn telefoon
Aanleiding voor deze stap is dat De Volkskrant mei vorig jaar meldde dat premier Rutte jarenlang sms’jes verwijderde. Destijds gebruikte hij een tien jaar oude Nokia 301. Het apparaat had volgens Rutte een beperkte opslagcapaciteit. Zodoende was Rutte genoodzaakt om regelmatig berichten te wissen. De landsadvocaat noemde dat ‘real-time archivering’.
Het Volkskrant-artikel leidde tot heel wat opschudding. Velen waren bang dat hierdoor mogelijk relevante informatie voor altijd verloren ging. De Inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed onderzocht de zaak en concludeerde dat de minister-president zich aan de regels van zijn eigen ministerie hield. Deze richtlijnen strookten echter niet met de Archiefwet. Het ministerie van Algemene Zaken had zodoende ‘een zekere interpretatieruimte’ hoe Rutte met ontvangen berichten kon omgaan.
‘Archivering moet collectieve norm worden’
Een onwenselijke situatie, zo concludeerden de onderzoekers. De regering vroeg daarom het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) om met voorstellen te komen die een einde maken aan de huidige situatie. Die adviseerde om alle chatberichten van politici en topambtenaren te bewaren.
“Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken. Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten”, zo zei ACOI-voorzitter Ineke van Gent. Volgens haar was het zaak dat de overheid met algemeen geldende regels komt waarin archivering geen individuele, maar collectieve norm vormt.
“Het opslaan van de berichten dient structureel en zoveel mogelijk geautomatiseerd te gebeuren”, zo luidde de slotsom van ACOI.
Kabinet wil informatieverlies tegengaan met digitale werkomgeving
Het kabinet gaat de adviezen van het Adviescollege opvolgen. Minister Bruins Slot schrijft aan de Tweede Kamer dat ze het cruciaal vindt dat de huidige situatie zo snel mogelijk wordt verbeterd. Ze erkent dat het een hele klus is, omdat de hoeveelheid informatie van de overheid de afgelopen decennia exponentieel is gegroeid. Dat is te danken aan de toegenomen hoeveelheid e-mails, sms’jes en WhatsApp-berichten.
De bewindsvrouw heeft een tweetal ideeën om het verlies van overheidsinformatie tegen te gaan. Ten eerste wil ze een digitale werkomgeving creëren waar berichten rechtstreeks worden opgeslagen. “De werkomgeving helpt de medewerkers als het ware om beter informatiebeheer toe te passen door dit af te dwingen. Ook op het gebied van gedrag wat wel en wat niet toegestaan is zal strikter worden gestuurd”, zo staat er in de Kamerbrief. Momenteel wordt er naar een ontwerp hiervoor gekeken.
Kabinet werkt aan uitvoeringsplan
Ten tweede wil de minister op korte termijn een aantal maatregelen nemen om chatberichten beter te archiveren. Daarvoor gaat ze de handreiking ‘Bewaren chatberichten’ aanpassen. In essentie komt het erop neer dat zakelijke chatberichten van ministers, staatssecretarissen en topambtenaren als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd worden opgeslagen. Hoelang chatberichten worden bewaard, is afhankelijk van de functie van die persoon. Berichten van bewindspersonen worden langer opgeslagen dan die van topambtenaren.
Het kabinet wil in het derde kwartaal een uitvoeringsplan gereed hebben. Tevens wordt er dan met een pilot gestart. Daarna volgt een uitvoerbaarheidstoets voor het bewaren van chatberichten.
