Inspectie: ‘Rijksoverheid voldoet niet aan Archiefwet’

Vrouw houdt smartphone vast waarop chatberichten te zien zijn

Binnen de Rijksoverheid bestaat “een zekere interpretatieruimte” voor welke informatie precies gearchiveerd moet worden. Zodoende voldoet het kabinet momenteel niet aan de Archiefwet. Om ervoor te zorgen dat er geen misverstand hierover bestaat, is het wenselijk dat het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het departement dat verantwoordelijk is voor de Archiefwet, verduidelijkt wanneer informatie een archiefstuk is.

Dat schrijft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in een rapport. De Inspectie bracht in kaart hoe het ministerie van Algemene Zaken de chatberichten van premier Rutte archiveerde.

Rutte verwijderde naar eigen inzicht chatberichten

Voor het begin van deze zaak moeten we terug naar mei 2022. De Volkskrant besloot toen om een rechtszaak aan te spannen tegen het ministerie van Algemene Zaken. Het dagblad deed een beroep de Wet openbaarheid van bestuur (Wob, tegenwoordig de Wet open overheid of Woo) om documenten op te vragen die relevant waren voor het coronabeleid. De krant ontdekte dat diverse stukken ontbraken.

Volgens de landsadvocaat kwam dat omdat Rutte aan ‘real-time archivering’ deed. Zijn mobiele telefoon, een bijna tien jaar oude Nokia 301, zou onvoldoende capaciteit hebben om alle sms-berichten die de minister-president ontving te bewaren. Om die reden verwijderde Rutte, naar eigen inzicht, dagelijks niet-relevante sms-berichten.

De Volkskrant zei dat het wissen van ‘functiegerelateerde correspondentie’ mogelijk in strijd is met de Archiefwet. De landsadvocaat zei echter dat er geen was om aan te nemen dat er belangrijke berichten verloren waren gegaan.

Verwijderde berichten definitief gewist

Premier Rutte verdedigde zich met hand en tand en zei dat hij volgens de richtlijnen van de Handreiking voor de Rijksoverheid (pdf) had gehandeld. Hierin staan praktische richtlijnen over het veiligstellen, opslaan en toegankelijk maken van ontvangen en verstuurde berichten.

“Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het opslaan van relevante chatberichten, en derhalve ook voor het beoordelen van de relevantie van chatberichten, zoals ook in de Handreiking wordt gesteld. De medewerker is als deelnemer aan de chatconversatie het beste in staat om goed in te schatten welke berichten bij de bestuurlijke besluitvorming van belang zijn en dus bewaard moeten worden. Een bewindspersoon hoeft alleen berichten te bewaren die niemand anders in de organisatie heeft”, zo zei Rutte.

Er volgde een debat in de Tweede Kamer over het verwijderen van sms-berichten door de minister-president. De oppositie vroeg of Rutte er alles aan wilde doen om de gewiste berichten alsnog boven tafel te krijgen. De premier twijfelde of dit technisch mogelijk was, maar beloofde om contact op te nemen met de provider. Die bevestigde dat alle sms-berichten definitief waren verwijderd en er geen technische oplossing was om deze terug te halen.

‘Een zekere interpretatieruimte’

Om te kijken of er zaken mis waren gegaan bij de archivering van sms-berichten door de premier, gaf Rutte de Inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed opdracht om hier onderzoek naar te doen. De onderzoekscommissie heeft maandag de bevindingen van het onderzoek gepresenteerd.

In het rapport ‘De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken’ constateren de onderzoekers  dat organisaties binnen de Rijksoverheid menen “een zekere interpretatieruimte te hebben voor welke informatie precies gearchiveerd moet worden”. Volgens de onderzoekers is dat een onwenselijke situatie, omdat er dan mogelijk relevante berichten verdwijnen. “De Inspectie vindt het daarom wenselijk dat de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap die verantwoordelijk is voor de Archiefwet, verduidelijkt wanneer informatie een archiefstuk is”, zo staat er in het rapport.

Een belangrijke tekortkoming is dat de rijksbrede instructie criteria bevat die bepalen welke chatberichten bewaard moeten worden. Deze instructie komt echter niet overeen met de Archiefwet. De Inspectie vindt dan ook dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de instructie moet aanpassen.

‘Rijksbrede instructie niet op dezelfde lijn met Archiefwet’

Een andere harde conclusie is dat de berichten van de minister-president onvoldoende zijn gearchiveerd. Rutte liet dat veelal over aan zijn ambtenaren. Chatberichten die de premier ontving stuurde hij vrijwel altijd door naar een ambtenaar. Bij berichten die Rutte verzond was dat niet altijd het geval. “De ambtenaren maken een selectie uit de doorgestuurde chatberichten en uit chatconversaties waar zij samen met de premier aan deel namen. Bij de keuze welke chatberichten moesten worden bewaard, handelden de minister-president en zijn ambtenaren volgens de rijksbrede instructie, maar niet altijd volgens de Archiefwet”, schrijft de Inspectie.

De onderzoekers konden niet nagaan hoeveel chatberichten niet zijn gearchiveerd die daar volgens de Archiefwet wel voor in aanmerking kwamen. Deze zijn immers gewist.

Verder constateert de Inspectie dat de manier waarop de premier de berichten bewaarde tot gegevensverlies hebben geleden. “Bij doorsturen van chatberichten is bijvoorbeeld niet meer te zien wanneer het oorspronkelijk is ontvangen. Ook bij het maken van een screenshot gaat (context-)informatie verloren.” Het ministerie van Algemene Zaken heeft nog geen werkwijze uitgewerkt om chatberichten te bewaren zonder dat dit leidt tot gegevensverlies.

Dit zijn de aanbevelingen van de Inspectie

De hoofdconclusie luidt dat het ministerie van Algemene Zaken betere afspraken moet maken voor het archiveren van chatberichten. Daarnaast moeten de archiefsystemen worden verbeterd. Het ministerie is daar al mee begonnen.

De kritiek van de Inspectie heeft niet alleen betrekking op het ministerie van premier Rutte. “Alle ministeries zoeken nog naar een goede technische en organisatorische oplossing”, zo adviseren de onderzoekers.

De Inspectie eindigt het rapport met een aantal aanbevelingen. Zo moet het begrip ‘archiefbescheiden’ beter gedefinieerd worden. Dan weten bewindslieden en ambtenaren beter welke informatie wel en niet gearchiveerd dient te worden. Ook moet de rijksbrede instructie in overeenstemming worden gebracht met de Archiefwet.

Verder moet het huidige documentmanagementsysteem (DMS) zo goed mogelijk op orde worden gebracht en moet er contextinformatie aan informatie worden toegekend. “Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het archiveren van chatberichten van de minister-president glashelder zijn en dat ernaar wordt gehandeld”, zo luidt de laatste aanbeveling in het rapport van de Inspectie.

Rutte belooft alle aanbevelingen over te nemen

In een reactie zegt premier Rutte dat hij de Inspectie erkentelijk is voor het onderzoek. Alle aanbevelingen in het rapport zullen door het ministerie van Algemene Zaken worden overgenomen. “Een aantal van deze aanbevelingen is doorgevoerd of is op dit moment in uitvoering. De overige aanbevelingen worden spoedig opgepakt”, aldus de minister-president.

De Regeringscommissaris Informatiehuishouding en het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding buigen zich momenteel over dezelfde materie. Het advies van deze overheidsorganen wordt nog voor het einde van het jaar verwacht. Tot die tijd worden chatberichten van de minister-president bewaard voor archivering. Dat geldt ook voor de communicatie van de overige leden van het kabinet.

Techredacteur
Techliefhebber pur sang: Anton is gek op alles wat met technologie en internet te maken heeft. Cybersecurity, privacy en internetcensuur hebben dan ook zijn volle aandacht. Meer over Anton.
Plaats een reactie
Een reactie plaatsen