Sla alle werkgerelateerde chatberichten van de politieke en ambtelijke top op in een geautomatiseerd beheersysteem. Dat is de enige manier om er zeker van te zijn dat alle relevante informatie bewaard blijft. Dat is niet alleen goed voor de transparantie, maar stelt historici in de toekomst in staat om een beeld te schetsen hoe overheidsbeleid vroeger tot stand kwam.
Dat schrijft het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) in het rapport ‘Kan dit weg? – Nee’. Het rapport werd vandaag overhandigd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Hanke Bruins Slot.
Rutte verwijderde jarenlang sms’jes
Aanleiding om het rapport te schrijven was de berichtgeving van De Volkskrant in mei 2022 over premier Mark Rutte die jarenlang sms-berichten verwijderde. Hij gebruikte destijds een bijna tien jaar oude Nokia 301 om sms-berichten te lezen en te schrijven. Het toestel had een beperkte capaciteit en daarom was de minister-president genoodzaakt om regelmatig berichten te wissen. De landsadvocaat omschreef dat als ‘real-time archivering’.
Rutte zei dat hij enkel niet-relevante berichten verwijderde van zijn telefoon. Bovendien zou hij de richtlijnen van de Handreiking voor de Rijksoverheid hebben gevolgd. Daarin staan de regels over het veiligstellen, opslaan en toegankelijk maken van ontvangen en verstuurde berichten. Daarmee zou Rutte zich hebben gehouden aan de Archiefwet.
Inspectie: ‘Interpretatieruimte Archiefwet zorgt voor onwenselijke situatie’
De Inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed deed onderzoek naar de werkwijze van de premier. Onderzoekers concludeerden dat Rutte zich weliswaar aan de rijksbrede instructies van zijn eigen ministerie had gehouden, maar dat deze niet in lijn waren met de Archiefwet. Daardoor was er bij het ministerie van Algemene Zaken ‘een zekere interpretatieruimte’ voor welke informatie wel en niet gearchiveerd moet worden.
Dat is volgens de Inspectie een ‘onwenselijke situatie’, omdat hierdoor mogelijk relevante informatie verloren gaat. “De Inspectie vindt het daarom wenselijk dat de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap die verantwoordelijk is voor de Archiefwet, verduidelijkt wanneer informatie een archiefstuk is”, aldus de onderzoekers.
‘Dit is geen corvee’
Op verzoek van de regering is het adviescollege ACOI in deze materie gedoken. Onderzoekers lieten zich daarbij leiden door de gedachte dat overheidsinformatie voor iedereen toegankelijk moet zijn. Zo is het voor burgers, journalisten, historici en onderzoekers mogelijk om na te gaan welke afwegingen de overheid heeft genomen om tot bepaald beleid te komen.
“Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken. Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten”, zegt Ineke van Gent, de voorzitter van ACOI.
Het is daarom zaak dat de overheid haar informatiehuishouding op orde heeft en het belang inziet van openheid en transparantie. “Daarom staat in ons advies: dit is geen corvee, dit is chefsache. Natuurlijk hoeft de overheid niet alles even goed en even lang te bewaren, maar moeten keuzes worden gemaakt”, aldus Van Gent.
ACOI pleit voor ‘collectieve norm’
Het adviescollege vindt dat premier Rutte verkeerd te werk is gegaan toen hij handmatig allerlei sms-berichten wiste. “Handmatige selectie en opname van afzonderlijke chatberichten in een specifiek dossier is onwerkbaar. Ook maakt het van archiveren een individuele norm, terwijl een collectieve norm moet gelden”, valt in het onderzoeksrapport te lezen.
Het belangrijkste advies van ACOI is dat de overheid alle berichten van personen in sleutelfuncties moet opslaan in een beheersysteem van de organisatie. De instantie doelt op alle werkgerelateerde berichten van bewindslieden, bestuurders en topambtenaren. “Juist deze mensen hebben strategische en besluitvormende posities én zij gebruiken vaak hun mobiele telefoon voor hun werk”, schrijven de onderzoekers. Het opslaan van de berichten dient structureel en zoveel mogelijk geautomatiseerd te gebeuren.
Moreel beroep
Tot slot doet het adviescollege nog een moreel beroep op het kabinet. De organisatie benadrukt dat de chatberichten van politici en topambtenaren “van blijvende waarde” zijn, zowel voor nu als voor toekomstig historisch onderzoek. “Daarom moeten deze chatberichten blijvend worden bewaard en gearchiveerd”, meent ACOI.
Berichten van topambtenaren zouden na vijf of tien jaar verwijderd mogen worden. Het zou onevenredig veel inspanning vergen om ook al deze berichten permanent te bewaren. Medewerkers die geen sleutelfunctie bekleden mogen van het adviescollege dan ook zonder problemen berichten verwijderen als ze deze niet meer nodig hebben.
